Zakupy materiałów eksploatacyjnych

 

Procedura zakupu materiałów eksploatacyjnych wygląda następująco:

ETAP 1
Składanie zamówienia na tonery (materiały) do urządzeń drukujących w ramach umowy na dostawę sukcesywną nr D/46/2019 z dnia 27.12.2020 r., należy:

  1. Pobrać plik formularz zamówienia (skoroszyt  Excel) i wypełnić go w następujący sposób: w arkuszu “Zamówienie” za pomocą dostępnej opcji filtrowania wybrać kolejno > Producenta urządzenia > Model urządzenia > Rodzaj materiału eksploatacyjnego > Ilość. Odpowiednio posługując się filtrami można wybrać kilka różnych materiałów.
  2. Wskazać; osobę zainteresowaną, adres dostawy.
  3. Przekazać Kierownikowi jednostki/dysponentowi środków finansowych celem wskazania źródła finansowania zamówienia.
  4. Uzyskać potwierdzenie źródła finansowania przez Kwestora lub inną osobę upoważnioną do potwierdzania źródła finansowania.
    Przykład wypełnionego formularza zamówienia (plik PDF).
  5. Dostarczyć wypełnione i podpisane (przez wszystkie w/w osoby) zamówienie do Centrum Informatycznego.

ETAP 2
Realizacja dostawy i płatności:

  1. Po otrzymaniu przesyłki wraz z fakturą, należ sprawdzić zgodność otrzymanego towaru oraz kwoty zakupu wykazanych na fakturze z kwotą na zamówieniu.
  2. Podpisać załączony(e) protokół(y) odbioru wraz z adnotacją „Potwierdzam odbiór w dniu ………”, po czym dołączyć do faktury.
  3. Sporządzić opis do faktury w/g wzoru: pobrać plik opis faktury (skoroszyt Excel), pamiętając o zgodności daty odbioru z opisu faktury, z datą na „Protokole odbioru”.
  4. Uzyskać podpisy osób potwierdzających opis do faktury w części merytorycznej oraz w zakresie źródła finansowania.
    Przykład wypełnionego opisu faktury (plik PDF).
  5. Niezwłocznie w terminie nie dłuższym niż 5 dni od otrzymania towaru wraz z fakturą, dostarczyć otrzymaną fakturę wraz z oryginałem protokołu odbioru i załącznikiem (opisem faktury z wymaganymi podpisami) do Realizatora celem potwierdzenia trybu udzielenia zamówienia.
  6. Po uzyskaniu potwierdzenia trybu realizacji zamówienia, fakturę należy niezwłocznie dostarczyć do Działu Finansowego celem dokonania płatności.

W przypadku trudności w wypełnieniu dokumentów proszę o kontakt telefoniczny – 77 452 70 51